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【序言】笔者近年来代理的民间借贷纠纷中，频繁发现企业依据转账记录主张员工承担借款责任的情形。此类案件所反映的资金管理模式，在中小企业中具有一定程度普遍性。对于轻资产、快节奏的初创企业，为了追求经营效率与支付便利，往往倾向于将公司的业务款项、项目预付款或推广费用直接汇入高管、核心员工的个人账户，再由该员工转移支付。一旦双方关系恶化或员工离职，该类资金往来往往被企业主张为“个人借款”，从而引发诉讼。
本文将结合我国现行法律法规和司法裁判案例，深度剖析单位与员工间资金往来的法律认定标准及合规避险策略。
一、民间借贷法律关系的认定标准
员工与单位间资金往来是否构成借贷，首先需回归到民间借贷关系成立的认定标准上，核心在于通过对借贷关系成立的三个构成要件的认定进行判断，具体的认定维度如下：
（一）双方间存在借贷合意
借贷合意系指借贷双方对于“借贷”这一事实达成了一致的意思表示，即“一方明确表示想借、一方明确表示愿贷”。
具体表现为：出借人有出借资金的意思，借款人有借入资金的意思，且双方的这种意思表示必须同时指向同一笔确定的款项。若无该“借贷合意”，即便有转账，也可能被解释为其他法律关系。
（二）出借方须完成实际资金交付
如果出借款项一方没有向借款方完成实际交付，即便双方签有借条或借款合同，存在借贷合意，该借贷法律关系也不生效。前文所述的“实际交付”系指将款项实际转移给借款人的行为。通常表现为银行转账、支付宝/微信等电子支付，或者是传统的现金支付。与此同时，除传统的借款交付方式外，实践中还存在出借人将钱转给借款人指定的第三方，或抵消债权债务等形式。
（三）主体适格及用途合法
1.主体适格。民间借贷本质上是一种民事法律关系。有效的民事法律行为要求主体必须适格。即借贷双方为完全民事行为能力人。若借款人或出借人是限制民事行为能力人（如未成年人、患有精神疾病无法完全辨认自己行为的人），且其签署的借贷协议并非“纯获利益”的民事法律行为，该法律关系也可能被撤销或归于无效。
2.用途合法。根据《最高人民法院关于审理民间借贷案件适用法律若干问题的规定》第十三条的规定可知，即便双方主体适格、签了协议、且钱也确实给到了对方手里（完成了交付），但如果借款用途违法（用于赌博、吸毒、走私等非法行为，或非法转贷），该借贷关系依然不成立或无效。
二、如何区分“职务付款”与“民间借贷”？
人民法院在审理涉及单位与员工间的金钱往来时，往往会严格按照民间借贷的法定构成要件——即严格审核双方行为是否存在借贷合意、是否完成款项交付，以及借贷双方主体是否适格作为认定借贷关系是否成立的依据。
（一）主体关系的“管理隶属”因素
民间借贷关系应发生在平等主体之间。若争议借贷事实发生于劳动关系存续期间，且款项往来具有明显的管理隶属特征，部分法院倾向于认定其属于单位内部资金流转，而非民事债权债务关系。
具体表现为如借支行为发生于被告在原告公司任职期间，属于为履行职务而预支款项。所谓“借款”可能会被认定为单位基于管理职权向员工发放的“附条件的福利”或“预支性补贴”。
参考案例： (2023) 湘 3123 民初 910 号民事判决：“本院经审查认为……被告的借支款项产生于被告在原告公司任职期间……就款项性质而言，该款项实际是一种预支行为，如何报销以及冲抵受原告公司内部管理制度的约束，故原告与被告双方就借支款的返还问题属于单位内部管理事项，并非平等主体间的民事纠纷。”
（二）资金用途的“职务关联”因素
实践中，人民法院会审查资金的实际流向。若出借资金系用于单位的日常经营、项目运作或发放其他员工报酬，则该行为属于基于职务行为的代收代付，而非个人借贷。具体表现为“办公室用品采购”、“空调维修”、“整理工程资料”或“广告推广费”等。
参考案例：(2025) 沪 0115 民初 26288 号民事判决书：“案涉款项的借支均发生在被告在原告处工作期间，借款用途为办公室用品采购、空调维修、财务部暂支备用金……上述借款符合员工因公预借款的特征，因此本案所涉争议是基于单位内部财务管理制度而产生的资金纠纷。”
（三）财务凭证的“内部审批”因素
在民间借贷纠纷中，出借方需证明双方达成借贷的一致意思表示。但在单位与员工之间，若针对所谓“借款”往往包含“核准”、“审批”等字样的，该模式往往系基于用人单位管理制度所产生的资金流转，不符合民间借贷的“自愿、平等”原则。若员工签订有特定的财务单据（如《报销单》、《暂支单》），该行为本身即有“职务行为”的预设。如果单位只能提供这类单据，法院也可能将直接推定双方关系为“内部管理”而非“民事借贷”。
参考案例：(2025) 京 0115 民初 5873 号民事判决书：“本案中，原告仅凭其通过个人账户向被告转账的记录主张双方存在借贷关系，但在被告否认借贷合意并解释该款项系‘报销’、‘奖金’的情况下，原告未能提供借条或进一步证据证明双方达成借贷一致……由其承担举证不能的后果。”
三、员工防范 “被借贷”的合规建议
（一）严控款项凭证定性。员工在处理单位款项时，应具备较高“文字敏感度”。若遇标有“借条”、“个人借款”或格式模糊的民间借贷合同上签字的，务必手写备注“此为职务预借备用金，以实际报销为准”。同时，必须确保每一笔资金往来都有明确的指令来源。在收款或转账前后，通过企业微信、钉钉等即时通讯工具留痕，如明确回复“收到，此款项将用于执行XX项目/XX采购指令”，从源头上证明款项流动是基于管理隶属关系的“职务行为”，而非平等主体间的“借贷合意”。
（二）构建付款指向明确的代收代付证据链条。员工在资金流转过程中，应避免公私混淆。无论是代收还是代付，在银行转账备注栏务必清晰标明“代XX公司收/付XX业务款”，避免产生纯粹的个人转账记录。同时，员工应建立个人的“职务往来台账”将每一笔代收代付与具体的业务合同、上级指令、报销单据一一对应，并定期与财务进行书面或电子对账。这种系统性、连续性的记录，能有力地向法院证明资金往来是嵌入在单位日常经营中的管理模式，而非孤立的个人借贷。
（三）落实“离职清算”的法律闭环。员工若离职的，应在离职交接时，要求单位出具加盖公章的《财务两清确认书》，或于离职证明中明确“任职期间所有职务借支、代收代付已核销完毕，双方无经济纠纷”。这份闭环文件是阻断用人单位在员工离职后“反水”起诉民间借贷的最强防御工具。
四、结语
职场之中，“公私分明”不仅是财务底线，更是法律防线。在处理职务往来时，多一分确权意识，就能少一点法律隐患。唯有用确凿的证据明确款项性质，方能确保辛勤付出的劳动不被最终误读为沉重的“债务”。
