“海牙认证”常见问题及知识点详解

一、 关于“海牙认证”

在加入《取消外国公文书认证要求的公约》（简称“《公约》”）前，我国与他国之间的文书使用，经出具国公证机关公证的文书还需要送使用国驻该国使领馆进行认证（legalization），即所谓“双认证模式”（流转规则见图一），该领事认证程序时间成本及费用成本高昂。国际上，对于跨国使用公文书的认证，除了前述领事认证程序，还有《取消外国公文书认证要求的公约》成员国间使用的“海牙认证”（流转规则见图二）。

“双认证”模式下的文书跨境流转规则：

（图一）

“海牙认证公约”模式下的文书跨境流转规则：

（图二）

我国于2023年3月8日加入《公约》，2023年11月7日《公约》对我国生效。根据《公约》的规定，各缔约国间使用的文书无需再进行领事认证，由文书出具国主管机关签发的附加证明书（Apostille）替代领事认证。

《公约》是海牙国际私法会议框架下适用范围最广、缔约国最多的重要国际条约。1961年10月，海牙国际私法会议在第九届会议上通过《公约》草案，1965年《公约》正式生效。目前有125个成员，约占全世界国家和地区总数的五分之三。其主要作用在于简化公文书跨国流转程序，从而便利国际贸易和人员往来。简单理解，经过海牙认证，判定文书为真，就能得到成员国的认可，在他国使用时具有法律效力与更高的可信度。

附加证明书是文书出具国的主管机构为公文书签发的一个验证证书，具有《公约》要求的固定内容。在效力上，附加证明书与领事认证书具备同等功能、效力相同，但二者均仅证明公文书上最后一个印鉴、签名属实，不对公文书内容本身的真实性和合法性负责。公文书内容真实性仍遵循“谁出具，谁负责”原则。

二、“海牙认证”的文件范围

1. 商事文件：公司营业执照、公司/个人委托书、公司/个人授权书、董事信息、股东信息、公司更名文件、资产证明、资信证明、会议记录、公司/个人专利证书、检验检疫证、商事证明商检证、在职证明、单位派遣信、商业合同、代理合同、箱单、公司价格单、公司/个人发票、报关单、出口登记表等。

2. 民事文件：出生证明、亲属关系证明、结婚证明、离婚证明、抚养权判决书、继承权判决书、房产证、车辆证、知识产权证明以及其他民事证明文件等。

3. 其他类别文书：除了以上两类文书外，还有其他一些文书也可以办理海牙认证。例如：学校毕业证书和学位证书、护照和身份证明、劳动聘用合同和劳动合同、医疗机构出具的健康体检报告和疾病诊断证明、公证过的遗嘱和委托书等。

三、“海牙认证”附加证明书样式

中国签发附加证明书式样（空白版本）

（中国领事服务网，

http://cs.mfa.gov.cn/zggmcg/fjzms/qxwggwsrzyqdgy/202310/t20231018_11162932.shtml，2023年11月6日访问）

四、中国加入《取消外国公文书认证要求的公约》后的三大好处

1. 时间短：海牙认证流程比较简单，能有效减少时间成本；

2. 范围广：目前大部分国家或者地区都承认海牙公约；

3. 有效力：根据海牙公约规定，海牙认证文件可以在任何承认海牙公约的国家或者地区使用，文件是具备对应的域外法律效力的。

五、《取消外国公文书认证要求的公约》缔约国名单

注1：2024年1月11日，《公约》将对加拿大生效，中加之间将于当日开始适用《公约》。2024年6月5日，《公约》将对卢旺达生效，中卢之间将于当日开始适用《公约》。

注2：中国与起步承认具有主权国家地位的《公约》成员间不适用《公约》。

注3：中国与印度之间不适用《公约》。

六、常见问题

1. 什么样的文书不能办理附加证明书？

送往《公约》非缔约国使用的文书不能办理附加证明书。此外，申请附加证明书的文书有下列情形之一的，签发机构不予办理：

（一）文书的印鉴、签名不属实的；

（二）文书的印鉴、签名未进行备案，或者与备案不相符的；

（三）文书的印鉴、签名、装订、时效等不符合出文机构、用文机构规定和要求的；

（四）可能损害中国国家利益和社会公共利益的；

（五）附加证明书签发机构认为不应办理的其他情形。

2. 哪些文书需在外交部办理附加证明书？

外交部可为全国各地出具的公文书办理附加证明书。但一般情况下，送往《公约》缔约国使用的、在地方外办签发附加证明书范围之外的文书，由外交部领事司负责办理。

3. 哪些文书需在外交部委托的地方外办办理附加证明书？

送往《公约》缔约国使用的文书，如系在外交部委托的地方外办所在省（市、区）内涉外公证机构或出入境检验检疫机构、贸促会出具的涉外公证书或其他证明文件，应在该省（市、区）外办办理附加证明书。

4. 当事人在向涉外公证机构申请出具文书时应注意哪些？

涉外公证书由涉外公证机构出具，在证词、格式、用纸、疑问等方面均有专门规定。当事人在向涉外公证机构申请出具文书时，应该明确告知文书拟送往的国家（地区）、使用目的及其他相关信息，以便相关机构有针对性地出证。

5. A省公证机构出具的涉外公证书，是否可以到B省外事办公室申办附加证明书？

不可以。由于被委托办理附加证明书的地方外办只有本省（市、区）内涉外公证机构或其他出文机构的印章或签字备案，不能为其他省（市、区）出去的文书办理附加证明书。

6. 外国对办理附加证明书的文书有何要求？

(一) 不同国家对送往该国使用的文书有不同要求，当事人向涉外公证机构或其他出文机构申办涉外公证书或其他证明文书时，应明确告知文书拟送往使用的国家、使用目的地及其他相关信息，以便上述机构准确出证。

(二) 各国对各种公证书的时效有不同的规定，如荷兰要求所有公证书有效期为6个月，奥地利要求未受刑事处分有效期为1个月等等。鉴于此，请根据有关要求和需要及时办理附加证明书，并在办理后尽快使用。

(三) 外交部领事司根据外国驻华使馆的最新通知，及时发布和更新《外国驻华使馆（代表处）领事认证/附加证明书规定汇编》。有关申办单位或人员可在申办文书的附加证明书前访问中国领事服务网相关栏目，以获得各国对公证书的具体要求。

7. 企业同一货物的票据一正三副，是否都需要办理附加证明书？

票据的副本是否需要办理附加证明书，是有文书使用国决定的。如文书使用国要求对有关票据的副本办理附加证明书，则应按对方要求办理。

8. 内地文书送香港或澳门使用需要办理附加证明书吗？

送往香港使用的涉外公证书需要在外交部领事司办理确认手续，而不是办理领事认证或附加证明书，但程序和要求基本相同。